Cómo elaborar un Plan de Comunicaciones Internas de forma rápida y sencilla

Así trabajes en una empresa grande o pequeña, seas asesor o labores freelance, el Plan de Comunicación Interna es algo que siempre nos van a pedir como especialistas en esa área y que además nos va a simplificar el logro de los objetivos en la organización.

Pero... ¿en qué consiste este plan?

Según el sitio talentosreunidos.com "Es un documento de trabajo que recopila y concreta los objetivos que se desean alcanzar durante un periodo de tiempo, generalmente un año. En este se concretan los programas de comunicación que se van a implantar".

Es decir, es la guía para desarrollar todas las campañas y actividades que nos van a apalancar las metas empresariales.

Ahora, ¡manos a la obra!

Existen muchos métodos y modelos para realizar un Plan de Comunicaciones Interna sin embargo, aquí les enseñaré el que he utilizado en mis años de experiencia, abierta por supuesto a mejorarlo y sobre todo, adaptarlo a la filosofía organizacional de la empresa en la que lo lleve a cabo.

Diagnóstico y definición de objetivos

Dependiendo de la naturaleza del negocio debemos centrar nuestros esfuerzos en definir cuáles son las oportunidades de mejora que se presentan, comportamientos que deseamos corregir, superación de metas ya sean financieras, ventas, etc., mejora del clima laboral, mayor participación en las actividades de RSE, conocimiento de nuevas estrategias, proyectos, entre otros. Aquí lo importante es ver las necesidades que la empresa tiene y que, con ayuda de la Comunicación Interna se puedan subsanar.

Es importante que esto se haga con el acompañamiento de las áreas involucradas, por ejemplo, si se quiere incentivar el reciclaje dentro de la empresa, el departamento de Responsabilidad Social debe participar en toda la planificación junto con el área de Comunicaciones.

Delimitar públicos

La segmentación de las audiencias es de suma importancia a la hora de emitir los mensajes. Esto nos va a permitir ser más oportunos y precisos, además de evitar que informaciones importantes se pierdan por falta de interés. Incluso, si son mensajes que deben conocer todos los colaboradores independientemente del área donde se desenvuelvan, hay que tomar en cuenta que si es algo muy técnico o especializado, se deben hacer versiones del mensaje según el tipo de público.

Definir mensajes clave

Una vez que tengamos claro qué queremos alcanzar, es importante definir los mensajes que se emitirán. Lo ideal es que estos  mensajes estén totalmente alineados con los valores, la filosofía, la cultura y los objetivos organizacionales. 

Durante mi experiencia en la elaboración de planes y campañas internas, siempre genero un "mensaje paraguas" el cual será el pilar fundamental de donde se desprenderán los mensajes secundarios que deseamos reforzar. Por ejemplo, si nuestros esfuerzos están dirigidos a lograr una mayor participación en la encuesta anual sobre clima laboral, el mensaje paraguas podría ser "Lo que no se mide no se puede mejorar" y a partir de allí reforzar con mensajes secundarios que expliquen la importancia de la participación y de la encuesta. Particularmente me gusta mucho apelar al llamado "storytelling", que no es otra cosa que el uso de historias y testimonios para dar un mensaje.

Determinar la estrategia y canales

Para llevar a cabo un plan de Comunicación Interna podemos valernos de diversos medios, no obstante es relevante que conozcamos el público al que va dirigido y así podemos definir el modo de difusión. Actualmente las empresas dan a conocer sus mensajes a través de Campañas apalancadas en sus canales internos como intranet, Redes Sociales Corporativas, comunicados, boletines informativos, carteleras, rotulación de espacios, fondos de pantalla, Whatsapp, además de técnicas más dirruptivas como flashmob, cámara escondida, juego de roles, obras de teatros temáticas, entre otros.

Otra estrategia utilizada es la gamificación la cual consiste en aplicar dinámicas o actividades lúdicas consiguiendo mejorar la experiencia de los colaboradores. Es decir, utilizar el juego como una herramienta en la comunicación interna. 

También podemos utilizar:

-Charlas

-Foros

-Workshop

-Talleres

Precisar tiempos

Esta decisión no puede darse a la ligera, el tiempo de nuestro plan y de cada campaña y actividad que lo acompañe debe estar sujeto a nuestro diagnóstico inicial. El plan general se debe proyectar para un año, pero cada tema debe durar el tiempo necesario para lograr los objetivos planteados. Es recomendable que, por más sencillo que sea un tema, la ejecución debe extenderse mínimo un mes, con períodos alternos de refuerzo.

Buscar presupuestos y proveedores

En caso de que aplique, este es el momento en que debemos sentarnos a "echar lápiz" para saber cuánto nos costará la ejecución de nuestro plan. Por más austero que sea nuestro presupuesto, es importante saber si contamos con el talento para desarrollar cada campaña "in house" o debemos contratar los servicios de proveedores. Dependiendo del dinero disponible y el impacto que queramos generar, es en este punto donde seguramente se ajustarán algunos ítem y se recortarán o reforzarán estrategias. 

Como comunicadores es importante saber negociar con nuestro cliente interno y mostrarle todo el abanico de opciones que hay antes de eliminar una estrategia que ya se había planificado. Es nuestro deber informarle las consecuencias y tratar de encontrar una nueva manera de llevarla a cabo sin tanto gasto de ser ese el caso.

Fijar cronograma de actividades y responsables

Una vez el plan esté totalmente definido, revisado y depurado, ya podemos hacer el cronograma o línea de tiempo de cada una de las actividades y estrategias que se llevarán a cabo. Es importante que se definan además los responsables de cada ítem y que una vez se agende todo con fecha, hora, lugar y duración; se comparta esa planificación con todos los involucrados, estén a cargo o no de alguna actividad.

Ejecución y seguimiento

Este es el momento que como responsables del área de Comunicación Interna, sentimos que nuestros esfuerzos empiezan a dar sus frutos. Respetar el cronograma, buscar ayuda si es necesario pero sobre todo, hacer seguimiento de cada uno de los puntos acoradados, es fundamental para el éxito del plan. Aquí dependiendo de la estructura del departamento, se debe designar un responsable para cada campaña con el fin de hacer un seguimiento más exhaustivo del cumplimiento de las mismas.

Evaluación y oportunidades de mejora

Luego de llevar a cabo nuestro plan, es vital que conozcamos si se lograron los objetivos y si los mensajes clave fueron entendidos e internalizados por nuestros colaboradores. La evaluación permite identificar si existe falta de coordinación en las acciones, cuál es el nivel de conocimiento por parte de los trabajadores y si se han cumplido los objetivos propuestos.

Una de las formas más sencillas para evaluar si nuestras campañas surtieron efecto además de la verificación de cambios en la conducta y cultura organizacional, es la encuesta. Cuando trabajaba en Banco Exterior, la utilizábamos para medir nuestro nivel de eficacia preguntando los mensajes clave, si el colaborador recordaba los elementos gráficos de la campaña, además de abrir espacios para las sugerencias y mejora en la difusión de la información. Al fin y al cabo, hacemos comunicación para ellos, y son ellos a través de una cultura colaborativa y diálogos significativos, los que nos ayudarán a crear las mejores estrategias para el logro de las metas planteadas.